Software gestionale hotel: serve davvero per la propria attività?

Software gestionale hotel.

Quante volte si è sentito parlare di un software gestionale hotel? Probabilmente molto spesso se si possiede una struttura ricettiva. Sicuramente ci si sarà chiesto se questo possa servire davvero oppure se il vecchio metodo manuale possa essere ancora oggi più affidabile e certo. 

In questo articolo cercheremo di rispondere a questa domanda e proveremo a spiegare perché molto spesso le strutture alberghiere e i B&B utilizzano questi strumenti. 

Cos’è un software gestionale? 

Il software gestionale per hotel non è altro che uno strumento che permette di gestire diversi fattori di un’attività ricettiva, come:

• Gestione delle prenotazioni;
• Pagamenti;
• Evitare overbooking;
• Gestione check-in e check-out e tanto altro. 

Con questo strumento i dipendenti dell’attività possono velocizzare il loro lavoro e, soprattutto, avere una visione più chiara e istantanea di ciò che sta accadendo all’interno della struttura. Non resta che vedere come questo strumento può aiutare a gestire le prenotazioni. 

La gestione delle prenotazioni.

Sono 38 milioni gli italiani in vacanza nel 2024. Questo significa che in questo periodo estivo quasi tutte le strutture sono piene. Gli italiani utilizzano diversi canali per prenotare, tra piattaforme online, app e siti web ufficiale di alberghi e B&B.

Per chi lavora all’interno di strutture recettive può essere difficile effettuare dei controlli incrociati per vedere se per un determinato giorno una stanza è già stata prenotata. 

In questo viene in soccorso un software gestionale hotel che permette di sincronizzare i vari canali attraverso cui si può prenotare. I proprietari delle strutture e il personale potranno vedere in qualsiasi momento se una stanza è stata prenotata e da quale canale, questo permetterà di evitare situazioni spiacevoli come l’overbooking. 

Gestire una doppia prenotazione di una stanza, infatti, è un compito davvero sgradevole. In primo luogo perché si deve spiegare all’ospite cosa è accaduto e poi perché bisogna trovare una soluzione che sia quantomeno di pari valore da offrire all’ospite. 

Altro fattore da considerare sono i pagamenti. 

Visione chiara dei pagamenti.

Se all’interno della struttura sono presenti molte stanze, può diventare difficoltosa anche la gestione dei pagamenti. Si potrebbe creare confusione tra coloro che hanno già effettuato il pagamento alla prenotazione e altri che ancora devono effettuare il saldo. 

Un software gestionale hotel permette di visionare chiaramente chi ha effettuato il pagamento totale o parziale, questo permette al personale di comprendere immediatamente come comportarsi all’arrivo degli ospiti. 

Gestione dei check-in e dei check-out.

Come ricordare quando terminerà il soggiorno degli ospiti che hanno prenotato una determinata stanza e quando arriveranno i nuovi? Si può procedere nel segnare manualmente su un file Excel oppure su un foglio di carta tutto questo o utilizzare un channel manager. 

Attraverso un software di questo tipo si può vedere il tempo di permanenza di ogni ospite all’interno della struttura e anche quando arriveranno gli altri. In questo modo si avrà anche una visione chiara di quali sono le stanze libere (se ce ne sono).Tutto questo è fondamentale se si possiede una struttura con più di 5 o 6 stanze.

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